Autor: Ricardo Dortas Schönhofen
Conciliação de pagamentos significa confrontar as informações recebidas dos diferentes meios de pagamento com as informações constantes nos sistemas internos de gestão e controle e também com as informações de movimentação que constam nas contas bancárias. O objetivo principal da conciliação de pagamentos é assegurar que haja consistência nas informações gerenciais da empresa. Através da conciliação de pagamentos a empresa pode detectar erros de registros, de contabilização, problemas operacionais e até mesmo fraudes.
Os meios de pagamentos conciliados são todos aqueles utilizados para cobrar e receber dos clientes, tais como os cartões de crédito e de débito, as ordens de pagamento, os depósitos e boletos bancários, os recebimentos em dinheiro e em cheque, os carnês, as transferências bancárias, os cartões de benefícios – vale refeição, vale alimentação, vale transporte, vale combustível, vale farmácia e vale cultura. Os sistemas internos de gestão e controle incluem os sistemas de gestão empresarial (ERP), os sistemas contábeis, os sistemas de gerenciamento de vendas e automação comercial, os sistemas de cadastro e relacionamento com clientes (CRM) e até mesmo os sistemas de marketing.
A conciliação de pagamentos é uma ferramenta de controle extremamente eficaz. Toda empresa, independente do seu tamanho ou segmento, deveria incluir a conciliação de pagamentos no seu processo de controle. Como? Para um baixo volume de pagamentos, o controle pode ser feito através de planilhas eletrônicas. Para volumes maiores, pode-se utilizar softwares e até mesmo plataformas online de conciliação. O trabalho de conciliar pode ser feito internamente ou também terceirizado.
Veja também: